Datenschutzerklärung Jugendwarte-Portal

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Jugendwarte-Portal ist:

Telefon:

E-Mail:

Das Portal wird für die Jugendfeuerwehren der Ortsjugendwehren der Gemeinde Gumtow betrieben.

2. Was das Portal tut und welche Daten dabei anfallen

Das Jugendwarte-Portal veröffentlicht Termine und Informationen der Jugendfeuerwehren und lässt die Jugendwarte diese Inhalte selbst pflegen. Alle Besucher können die öffentlichen Inhalte ohne Anmeldung lesen. Anmelden können sich nur eingeladene Jugendwarte.

Bereich	Daten	Zweck	Rechtsgrundlage
Besuch der Webseite	IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite (Server-Logfiles)	sicherer und störungsfreier Betrieb	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Konto eines Jugendwarts	Name, E-Mail-Adresse, Benutzername, Passwort (nur als Prüfwert), Status, zugeordnete Wehren	Zugang und Rechteverwaltung	[lit. e DSGVO i. V. m. Landesrecht] oder [lit. f DSGVO]
Einladung und Anträge	Name, E-Mail-Adresse, Wehr, Begründung	neue Jugendwarte aufnehmen, Austritte regeln	wie Konto
Protokoll	wer hat wann was geändert (ohne Inhalte, ohne IP-Adresse)	Nachvollziehbarkeit, Missbrauchsschutz	wie Konto
Kontaktdaten	Telefon, Mobil, Kontakt-E-Mail, Hinweis	Erreichbarkeit unter den Jugendwarten	Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Name auf der Gemeinde-Seite	Name und Funktion	öffentliche Ansprechpartner	Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) werden nicht verarbeitet. Das Portal sieht keine Angaben zu den Kindern und Jugendlichen der Jugendfeuerwehren vor, nur Termine, Orte und Texte der Wehren.

3. Besuch der Webseite

Server-Logfiles. Beim Aufruf einer Seite speichert der Webserver technisch notwendige Angaben, zum Beispiel die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Seite und den Browsertyp. Das dient der Sicherheit und dem störungsfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten werden vom Hoster all-inkl.com nach 7 Tagen gelöscht. Das Portal selbst speichert keine IP-Adressen.

Cookies. Besucher ohne Anmeldung bekommen vom Portal keine Cookies. Beim Anmelden setzt WordPress technisch notwendige Cookies, die die Sitzung und die Anmeldung erkennen (z. B. wordpress_logged_in, wp-settings). Sie enthalten keine Werbe- oder Tracking-Informationen und werden beim Abmelden oder spätestens nach kurzer Zeit ungültig. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technisch erforderlich).

Keine Analyse und keine Werbung. Das Portal bindet keine Analyse-, Werbe- oder Social-Media-Dienste ein und lädt keine Schriften oder Skripte von fremden Servern.

4. Öffentliche Inhalte

Für alle Besucher sichtbar sind:

Termine mit Titel, Datum, Uhrzeit, Ort, Wehr, Kategorie und Beschreibung,
Seiten der Ortsjugendwehren mit Text, Bild, Übungszeiten und den kommenden Terminen,
die Gemeinde-Seite mit den Terminen der Gemeinde und der Liste der Wehren,
Kalender-Feeds (iCal) mit denselben Terminen zum Abonnieren im Handy-Kalender.

Diese Inhalte enthalten keine personenbezogenen Daten, außer wenn ein Jugendwart sie selbst in einen Text schreibt. Auf der Gemeinde-Seite erscheinen Name und Funktion eines Gemeindejugendwarts oder Stellvertreters nur, wenn die Person das in ihrem Profil ausdrücklich freigegeben hat (siehe Abschnitt 6).

Wer einen Kalender-Feed abonniert, ruft ihn regelmäßig vom Server ab. Dabei fallen die üblichen Server-Logfiles an (Abschnitt 3). Der Feed enthält keine Angaben zu den Besuchern.

5. Konten der Jugendwarte, Einladungen, Anträge und Protokoll

Konto. Jugendwarte bekommen nur auf Einladung ein Konto. Gespeichert werden Name, E-Mail-Adresse, Benutzername, das Passwort ausschließlich als nicht umkehrbarer Prüfwert (Hash), die Funktion (z. B. Ortsjugendwart), die zugeordneten Wehren sowie, wenn ein Konto gesperrt wird, der Zeitpunkt der Sperre. Rechtsgrundlage: [Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. [Rechtsvorschrift der Aufgabenerfüllung]] oder [Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigtes Interesse an der Organisation der Jugendarbeit].

Einladung. Für die Einladung werden Name, E-Mail-Adresse, Wehr und ein einmaliger Link-Code gespeichert. Der Code liegt nur als Hash vor, ist 7 Tage gültig und kann nur einmal benutzt werden. Benutzte oder abgelaufene Einladungen werden nach 30 Tagen gelöscht.

Anträge. Ortsjugendwarte können neue Jugendwarte vorschlagen oder das Ausscheiden einer Person melden. Dabei werden Name, E-Mail-Adresse, Wehr, Anmerkung und Entscheidung gespeichert. Erledigte Anträge werden nach 30 Tagen gelöscht.

Protokoll. Das Portal hält fest, wer wann welche Aktion ausgeführt hat (z. B. „Termin geändert“, „Status geändert“, „Zugang gesperrt“). Passwörter, Kontaktdaten und IP-Adressen werden nicht protokolliert. Das Protokoll sehen nur Administratoren und Gemeindeebene. Einträge werden nach 2 Jahren gelöscht.

Ausscheiden. Scheidet eine Person aus, wird ihr Zugang zunächst nur gesperrt. Erst nach 30 Tagen kann das Konto endgültig gelöscht werden. Von der Person erstellte Termine und Seiten bleiben erhalten und werden dem löschenden Administrator zugeordnet. Protokolleinträge zu der Person bleiben bis zum Ablauf der 2 Jahre bestehen, danach werden sie gelöscht.

6. Kontaktdaten und öffentliche Namensnennung (Einwilligung)

Jeder Jugendwart kann in seinem Profil freiwillig Telefon, Mobil, eine Kontakt-E-Mail-Adresse eintragen. Die E-Mail-Adresse des Zugangs wird dabei nicht angezeigt.

Wer sieht was?

Die Kontaktdaten sehen nur angemeldete Jugendwarte, und zwar nur auf der Seite der Wehr, der die Person zugeordnet ist. Personen der Gemeindeebene erscheinen dort in einem eigenen Block.
Besucher ohne Anmeldung sehen die Kontaktdaten nie. Sie sind weder im Kalender-Feed noch in der Programmierschnittstelle (REST-API) abrufbar.
Auf der Gemeinde-Seite erscheinen Name und Funktion einer Person der Gemeindeebene nur, wenn sie dies mit einem eigenen Kreuz ausdrücklich erlaubt hat. Auch dann sind die Kontaktdaten weiterhin nur für angemeldete Jugendwarte sichtbar.

Einwilligung. Die Anzeige erfolgt ausschließlich, wenn die Person im Profil das Kreuz bei der jeweiligen Freigabe setzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO). Die Kreuze sind standardmäßig nicht gesetzt. Die Angaben sind freiwillig; wer sie nicht macht, hat keinen Nachteil.

Widerruf. Die Einwilligung lässt sich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: Kreuz entfernen oder Angaben löschen und das Profil speichern. Die Daten verschwinden sofort von den Seiten. Die Rechtmäßigkeit der bisherigen Anzeige bleibt davon unberührt. Wird ein Zugang gesperrt, werden die Kontaktdaten ebenfalls sofort nicht mehr angezeigt.

7. E-Mails, Empfänger und Auftragsverarbeiter

E-Mails des Portals. Das Portal verschickt E-Mails, wenn jemand eingeladen wird, ein Antrag gestellt oder entschieden wird, sich der Status ändert oder ein Passwort zurückgesetzt wird. Sie enthalten nur die für den Vorgang nötigen Angaben und nie ein Passwort. Der Versand läuft über [Mailserver des Hosters].

Empfänger innerhalb des Portals. Angemeldete Jugendwarte sehen nur, was ihnen ihr Status erlaubt: Ortsjugendwarte die Anträge ihrer Wehr, die Gemeindeebene alle Anträge, Konten und das Protokoll.

Auftragsverarbeiter. Wir setzen folgende Dienstleister ein, mit denen ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO besteht:

ALL‑INKL.COM – Neue Medien Münnich GmbH, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf – Betrieb des Servers und der Datenbank sowie Versand der Portal-E-Mails

Weitergabe. Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt, es sei denn, eine Rechtsvorschrift verlangt es.

Drittländer. Die Daten werden auf Servern in Deutschland verarbeitet. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.

8. Speicherdauer

Daten	Löschung
Server-Logfiles	nach 7 Tagen (all-inkl.com)
Konto, Status, Wehr-Zuordnung	solange die Person Jugendwart ist; nach dem Ausscheiden Sperre, endgültige Löschung frühestens nach 30 Tagen
Kontaktdaten	bis zum Widerruf oder zur Löschung des Kontos
Einladungen (benutzt oder abgelaufen)	30 Tage nach Nutzung bzw. Ablauf
Erledigte Anträge	30 Tage nach der Entscheidung
Protokoll	2 Jahre
Fehlversuche bei der Passwortabfrage	15 Minuten
Termine und Texte	bis sie gelöscht werden; abgelaufene Termine können als Archiv stehen bleiben

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

9. Sicherheit der Verarbeitung

Wir schützen die Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32 DSGVO):

Die Webseite wird nur verschlüsselt (HTTPS) ausgeliefert.
Konten gibt es nur auf Einladung. Der Einladungslink gilt 7 Tage und nur einmal.
Passwörter sind mindestens 12 Zeichen lang und werden nur als Hash gespeichert.
Rechte sind nach dem Status abgestuft. Ortsjugendwarte bearbeiten nur Inhalte ihrer eigenen Wehren, Kontaktdaten sehen nur angemeldete Jugendwarte.
Ausgeschiedene Personen werden sofort gesperrt; laufende Sitzungen werden beendet.
Heikle Aktionen (Entzug des Gemeindejugendwart-Status) verlangen das eigene Passwort und sind gegen wiederholtes Raten gesperrt.
Änderungen werden ohne Inhalte protokolliert.

10. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

Auskunft (Art. 15 DSGVO): welche Daten wir von Ihnen verarbeiten,
Berichtigung (Art. 16): falsche Daten korrigieren,
Löschung (Art. 17): Daten löschen lassen, wenn sie nicht mehr gebraucht werden,
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
Datenübertragbarkeit (Art. 20),
Widerspruch (Art. 21), soweit die Verarbeitung auf einem berechtigten oder öffentlichen Interesse beruht,
Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3) jederzeit mit Wirkung für die Zukunft.

Ihre Kontaktdaten können Sie jederzeit selbst in Ihrem Profil ändern oder löschen. Auskunft und Löschung der Kontaktdaten sind außerdem über die WordPress-Funktionen für personenbezogene Daten (Export und Löschung) möglich. Wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte an die Stelle in Abschnitt 1.

Beschwerderecht. Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow, Telefon 033203 356-0, E-Mail Poststelle@LDA.Brandenburg.de (Quelle: LDA Brandenburg).

11. Keine automatisierte Entscheidung, Änderungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich das Portal oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung steht auf dieser Seite.

Stand: 14. Oktober 2026